毎週のレポート作成で時間がかかるのは、判断そのものより、複数の場所から数字を集めて同じ形式に整える作業です。Makeでは収集・転記・確認依頼を分けることで、定例作業を軽くできます。
レポートを自動送信する前に、確認用を作る
最初から経営者や顧客へ送る完成版を自動化する必要はありません。まずは担当者だけが見られる確認用シートや下書きを作り、数値が合うかを確認する運用にします。
活用例：毎週月曜に確認用レポートを準備する
- 決めた日時にシナリオを開始する
- 複数の管理表から必要な数値を集める
- 確認用の表に転記し、前週との差を見やすくする
- 担当者へ「確認してください」と通知する
Makeが行うのは準備です。数値の意味付け、例外の説明、外部への送信は担当者が確認してから進めます。
先に決めるべきルール
- 集計の対象期間と締め時刻
- 空欄やエラーがある場合の扱い
- 数字を確定する担当者
- 送信前に必ず確認する項目
小さく試す手順
過去1週間分のデータだけで確認用レポートを作り、手作業の結果と照合します。差が出た場合に、データ元・集計条件・転記先のどこを確認するかを記録しておくと、運用を続けやすくなります。
参考資料
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