締切や更新予定を毎日確認し、個別に声をかける作業は、重要でも後回しになりがちです。Makeでは、表・タスク管理・フォームなどにある期限情報をきっかけに、必要な相手へ通知する流れを作れます。
まず自動化するのは「催促」ではなく「確認依頼」
最初から未対応者へ強い催促を送る必要はありません。まずは担当者自身が確認できる通知に限定します。誤った期限や古い担当者情報があっても、外部の相手へ影響しにくいためです。
活用例：期限が近い案件だけを担当者へ知らせる
毎朝、管理表の期限を確認し、3日以内の案件だけを担当者へ通知する例です。
- 管理表から期限と担当者を確認する
- 期限が近く、完了していない案件だけを絞る
- 担当者へ案件名・期限・管理表へのリンクを送る
- 通知した記録を残す
人が判断するのは、期限変更や優先順位の見直しです。Makeには「通知する対象を探す」役割だけを任せます。
最初に決めること
- 期限の何日前に通知するか
- 同じ案件へ何度まで通知するか
- 担当者が未設定の場合、誰へ渡すか
- 完了・保留・中止をどう区別するか
自動化しないほうがよいケース
通知先が取引先や顧客で、文面の誤りが信用問題につながる場合は、まず社内通知に留めます。また、担当者や期限が日常的に変わる業務は、先に管理表の入力ルールを整えるほうが先です。
小さく試す手順
テスト用の案件を3件だけ作り、通知対象・除外対象・担当者未設定の3パターンで動かします。想定外の通知が出ないことを確認してから、実際の表へ広げます。
参考資料
Makeを試す前に、公式サイトで利用条件と料金を確認できます。
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