MakeとGoogleスプレッドシート連携｜始める前の確認点

スプレッドシートへの転記は、最初の自動化候補に向いています。ただし、同じ行を二度作る、列を取り違えるといった問題を防ぐため、表のルールを先に決めます。

先に決める3点

申込フォームの内容を一覧に記録するなら、氏名・連絡先・希望日だけを所定の列へ入れます。Makeは記録までを担い、担当者は重複申込や定員超過を確認します。最初は「受付済み」のような判断を自動入力しないことが安全です。

Makeから書き込む表には、入力用・正本・出力用を混在させません。正本には固定ID、更新元、更新日時、状態を置き、MakeはIDで検索して更新します。行番号や表示名をキーにすると、並べ替えや名称変更で別のレコードを書き換える危険があります。

列の追加・名称変更は変更日と担当者を記録し、シナリオをテスト用シートで確認してから反映します。正本データを一つに決めると、重複・差分・復旧の判断を表の外に持ち出さずに済みます。

Googleスプレッドシートは手軽ですが、複数人とMakeが同時に更新すると、どちらが正しいか分からなくなります。人が更新する列とMakeが更新する列を分け、同じ列を両者が上書きしないようにします。たとえば「顧客への判断メモ」は担当者だけ、「最終受信日時」「連携状態」はMakeだけが更新します。

列の種類	例	更新者	競合時の扱い
識別子	受付ID、SKU、注文番号	自動採番	変更しない
原データ	フォーム回答、受注額	連携元	追記または履歴保持
業務判断	担当、優先度、メモ	人	Makeは上書きしない
処理状態	連携済み、失敗、要確認	Make＋人	状態遷移を限定

列名を変更する前には、シナリオが参照する列、数式、Looker Studio等の出力先を確認します。列を削除して作り直すのではなく、移行期間は新旧列を並行させ、テスト用シートで値の差を確かめます。変更日・理由・変更者を台帳に残せば、障害時に元へ戻す判断ができます。

正本シートは「誰でも自由に直せる一覧」ではありません。閲覧者、入力担当、運用責任者を分け、編集権限を最小限にします。Makeの接続アカウントにも必要なシートだけを共有し、退職・担当変更時には共有権限と接続を見直します。

テスト用のシートを作り、数件の申込だけで動きを確認します。列名を変えた場合にどうなるか、通知なしでも異常に気づけるかを確認してから本番に切り替えます。

Makeを試す前に、公式サイトで利用条件と料金を確認できます。