Pipedriveのレポート活用｜売上予測より先に見る数字

この業務で解決したいこと

受注額だけを追い、どの段階で案件が止まるか見えていない。 CRMを入れる目的は、入力欄を増やすことではありません。顧客との接点、案件の現在地、次に行う活動を、担当者だけでなくチームが確認できる状態にすることです。営業レポートを、責任追及ではなく案件の詰まりを見つけるために使う方法を解説します。

最初に決める4つのルール

観点	決めること	例
記録	何を一件として扱うか	問い合わせ、商談、既存顧客
担当	誰が更新し確認するか	営業担当、一次対応者、責任者
段階	どの状態を共通言語にするか	新規、提案中、確認待ち、完了
次の行動	いつ何をするか	返信、電話、見積確認、再提案

項目を増やしすぎると記録が続きません。最初は会社名または氏名、連絡先、案件段階、担当者、次回活動日だけで十分です。目的と無関係な項目は、必要になった時点で追加します。

活用例：入力から確認までの流れ

段階別の件数、停滞日数、次回活動なしの案件を週次で確認する。重要なのは、自動で連絡を完了させることではありません。金額、提案内容、契約、クレーム対応のように判断が必要な場面は、人が確認する工程を残します。Pipedriveでは情報の置き場と次回活動を揃え、必要な人が期限前に確認できる状態をつくります。

設定の手順

現在の営業フローを紙に書き、開始と完了の条件を確認します。
パイプラインの段階を少なく決め、各段階で必要な行動を一つ定義します。
テスト用の案件を数件だけ登録し、担当・活動・期限が見えるか確認します。
一週間運用し、更新が止まった項目や不要な通知を削ります。
問題がなければ、担当割り当てや活動作成を小さく自動化します。

自動化する前に確認すること

自動化は、既に人が迷わず行えている反復作業に限ります。段階を変更したら次の活動を作る、担当を割り当てる、期限切れを知らせる、といった処理が向いています。一方で、商談の優先順位、提案金額、送信する文章は、情報を揃えたうえで人が判断します。公式の自動化機能や利用可能なプランは変更されるため、設定前にPipedrive公式情報を確認してください。

よくある失敗と防ぎ方

最初から全案件を移行する、段階を細かく分ける、通知を全員へ流す、という始め方は定着を妨げます。移行は進行中の案件だけから始め、段階は会話や確認行動で説明できる名称にします。通知は担当者と確認者に絞り、週次で「次回活動がない案件」を見直す方が確実です。